Regulamin

REGULAMIN

OCHRONY DANYCH OSOBOWYCH

obowiązujący w
Synieriz Sp. z o.o.
z dnia 25/05/2018

Wszelkie prawa własności intelektualnej do treści zawartych w niniejszym dokumencie należą do BMME Radcowie Prawni Majkowski i Wspólnicy spółka
komandytowa. Dokument służy wyłącznie do użytku wewnętrznego Usługobiorcy (w rozumieniu Regulaminu dostępnego na stronie: www.rodoapp.pl). Żadna
część dokumentu nie może być dystrybuowana, rozpowszechniana, kopiowana ani cytowana bez uprzedniej pisemnej zgody właściciela.

SPIS TREŚCI

PREAMBUŁA 3
Rozdział I – DEFINICJE 4
Rozdział II – POSTANOWIENIA OGÓLNE 5
Rozdział III – ADMINISTRATOR DANYCH OSOBOWYCH 6
Rozdział IV – PODMIOT PRZETWARZAJĄCY DANE OSOBOWE 6
Rozdział V – REJESTR CZYNNOŚCI PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH 7
Rozdział VI – UPOWAŻNIENIE DO PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH 8
Rozdział VII – INSPEKTOR OCHRONY DANYCH 8
Rozdział VIII – PODSTAWY PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH 10
Rozdział IX – PRAWA OSÓB, KTÓRYCH DANE OSOBOWE PODLEGAJĄ PRZETWARZANIU 11
Rozdział X – TECHNICZNE ORAZ ORGANIZACYJNE ŚRODKI OCHRONY DANYCH OSOBOWYCH 12
Rozdział XI – PROCEDURA POSTĘPOWANIA W PRZYPADKU NARUSZENIA BEZPIECZEŃSTWA DANYCH
OSOBOWYCH 14
Rozdział XII – ZASADY UDOSTĘPNIANIA DANYCH OSOBOWYCH 15
Rozdział XIII – POSTANOWIENIA KOŃCOWE 15

PREAMBUŁA

Synieriz Sp. z o.o. w zakresie prowadzonej działalności dokłada wszelkich starań by
spełnić najwyższe standardy gwarantujące świadczenie usług w sposób prawidłowy, w
zgodnie z obowiązującymi przepisami i normami powszechnie obowiązującego prawa.
Mając na względnie powyższe wobec wymogów wprowadzonych przez Rozporządzenie
Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie
ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie
swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne
rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.U.UE.L.2016.119.1 z dnia 2016.05.04), w celu
zapewnienia przez Synieriz Sp. z o.o., prawidłowego postępowania z danymi osobowymi
w zakresie każdej operacji dokonywanej na danych osobowych przyjęty zostaje niniejszy
Regulamin ochrony danych osobowych.
Dokument niniejszy został opracowany po wewnętrznym audycie RODO, w zakresie
którego Synieriz Sp. z o.o., został/a sklasyfikowany/a jako Administrator danych
osobowych, przetwarzający informacje stanowiące dane osobowe w rozumieniu
powołanego wyżej Rozporządzenia UE.
Dokument niniejszy kierowany jest przez Synieriz Sp. z o.o. do wszelkich podmiotów
współpracujących, kontrahentów oraz obecnych i potencjalnych klientów w celu
zaprezentowana zakresu ochrony i rozmiaru podejmowanych działań z uwagi na wszelkie
procesy powiązane pośrednio lub bezpośrednio z przetwarzaniem danych osobowych.

Rozdział I – DEFINICJE
§1
W rozumieniu niniejszego regulaminu:

Administratorem danych osobowych jest Synieriz Sp. z o.o., adres
Marszałkowska 111, 00-102 Warszawa, numer NIP: 5252750039, numer REGON:
380201801, który/a samodzielnie lub wspólnie z innymi ustala cele i sposoby
przetwarzania danych osobowych dalej zwany/a „Administratorem”;
Inspektorem ochrony danych jest osoba wyznaczona przez Administratora,
odpowiedzialna za monitorowanie przestrzegania RODO, innych przepisów Unii
lub państw członkowskich o ochronie danych oraz polityk Administratora w
dziedzinie ochrony danych osobowych dalej zwana „IOD”;
Podmiotem przetwarzającym jest osoba fizyczna lub prawna, organ publiczny,
jednostka lub inny podmiot, który przetwarza dane osobowe w imieniu
Administratora;
Danymi osobowymi są informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do
zidentyfikowania osobie fizycznej z więc takiej, którą można bezpośrednio lub
pośrednio zidentyfikować, w szczególności na podstawie identyfikatora takiego
jak imię i nazwisko, numer identyfikacyjny, dane o lokalizacji, identyfikator
internetowy lub jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną,
fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną
tożsamość osoby fizycznej;
Zbiorem danych jest uporządkowany zestaw danych osobowych dostępnych
według określonych kryteriów, niezależnie od tego, czy zestaw ten jest
scentralizowany, zdecentralizowany czy rozproszony funkcjonalnie lub
geograficznie;
Przetwarzaniem jest operacja lub zestaw operacji wykonywanych na danych
osobowych lub zestawach danych osobowych w sposób zautomatyzowany lub
niezautomatyzowany, takich jak zbieranie, utrwalanie, organizowanie,
porządkowanie, przechowywanie, adaptowanie lub modyfikowanie, pobieranie,
przeglądanie, wykorzystywanie, ujawnianie poprzez przesłanie,
rozpowszechnianie lub innego rodzaju udostępnianie, dopasowywanie lub
łączenie, ograniczanie, usuwanie lub niszczenie, dalej zwane w niniejszym
Regulaminie Przetwarzaniem.
Udostępnieniem danych – jest czynność przetwarzania danych polegająca na
udostępnieniu danych osobowych przez Administratora stronie trzeciej, bez
określenia celu przetwarzania, bez określenia sposobu przetwarzania.
Powierzeniem danych – jest czynność przetwarzania danych polegająca na
przekazaniu danych osobowych przez Administratora do przetwarzania przez
podmiot trzeci, który przetwarza dane na zlecenie Administratora w celu oraz w
sposób wskazany przez Administratora.

Działaniem z własnej inicjatywy administratora – jest działanie oparte o decyzję
podjętą przez Administratora co oznacza brak obowiązku prawnego w tym
zakresie i dowolność decyzyjną po stronie Administratora.
Ustawą jest ustawa z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych
(Dz.U.2018.1000 z dnia 2018.05.24)
Rozporządzenie RODO jest ROZPORZĄDZENIE PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO I
RADY (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób
fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie
swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE
(ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.U.UE.L.2016.119.1 z dnia
2016.05.04), dalej zwane także Rozporządzeniem RODO.
Rozdział II – POSTANOWIENIA OGÓLNE

§1

Niniejszy Regulamin Ochrony Danych Osobowych stanowi zbiór zasad i procedur
obowiązujących przy Przetwarzaniu Danych osobowych i postępowaniu z Danymi
osobowymi w ramach przedsiębiorstwa Administratora znajdujących się zarówno w
wersji elektronicznej, jak i w papierowej, bez względu na technikę lub sposób
utrwalenia bądź przechowywania.
Zawarte w niniejszym Regulaminie Ochrony Danych Osobowych regulacje określają
kierunki działań Administratora oraz wsparcia dla zapewnienia bezpieczeństwa
Danych osobowych, w szczególności:
a) określają zasady zarządzania, ochrony i Przetwarzania Danych osobowych;
b) określają standardy zapewniające poprawne i bezpieczne funkcjonowanie
wszystkich systemów Przetwarzania Danych osobowych i przepływu informacji w
zakresie przedsiębiorstwa Administratora
Podstawą do opracowania niniejszego Regulaminu Ochrony Danych Osobowych oraz
jego wdrożenia są obowiązujące w dniu jego przejęcia akty prawne w tym w
szczególności
a) Ustawa z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U.2018.1000 z
dnia 2018.05.24);
b) ROZPORZĄDZENIE PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO I RADY (UE) 2016/679 z dnia
27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z
przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich
danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie
danych) (Dz.U.UE.L.2016.119.1 z dnia 2016.05.04).
Całokształt dokumentacji składającej się na system ochrony Danych osobowych w
zakresie przedsiębiorstwa Administratora stanowią:

a) Regulamin Ochrony Danych Osobowych.
b) Polityka Bezpieczeństwa Danych Osobowych wraz z załącznikami.
c) Instrukcja Zarządzania Systemem Informatycznym służącym do przetwarzania
danych osobowych wraz z załącznikami.

W przypadku konieczności dodatkowej szczegółowej regulacji kwestii bezpieczeństwa
Danych osobowych w ramach przedsiębiorstwa Administratora możliwe jest
wprowadzenie dodatkowej dokumentacji regulującej szczegółowo konieczne zakresy.
Rozdział III – ADMINISTRATOR DANYCH OSOBOWYCH

§1

Uwzględniając charakter, zakres, kontekst i cele Przetwarzania oraz ryzyko
naruszenia praw lub wolności osób fizycznych o różnym prawdopodobieństwie i
wadze zagrożenia, Administrator stosownie do postanowień ustępu 3 niniejszego
paragrafu zapewnia wdrożenie i stosowanie odpowiednich środków technicznych i
organizacyjnych, tak aby Przetwarzanie danych odbywało się zgodnie z
obwiązującymi przepisami.
Środki techniczne i organizacyjne, o których mowa w ustępie 1 powyżej obejmują
zapewnienie wdrożenia przez Administratora odpowiedniej, wymaganej przez
obowiązujące przepisy dokumentacji w tym, w szczególności polityki bezpieczeństwa
danych osobowych oraz dołożenie wszelkich staranności w celu zapewnienia
zawarcia i stosowania indywidualnych umów z podmiotami zewnętrznymi, którym
Administrator choćby częściowo Powierzył dane, jak również ewidencjonowania
czynności polegających na Udostępnieniu danych.
Administrator dokonując wdrożenia i stosowania odpowiednich środków
technicznych i organizacyjnych, uwzględnia stan wiedzy technicznej, koszt wdrażania
tych środków oraz ich charakter, zakres, kontekst i cele Przetwarzania oraz ryzyko
naruszenia praw lub wolności osób fizycznych o różnym prawdopodobieństwie
wystąpienia i wadze zagrożenia wynikających z Przetwarzania.
Administrator w zakresie stosowanych rozwiązań dołoży wszelkich starań w celu
zapewnienia środków pozwalających na skuteczną ochronę Danych osobowych i
niezbędne zabezpieczenie Przetwarzania Danych osobowych.
Administrator, w przypadku gdy dochodzi do wspólnego ustalenia z innym
administratorem danych wspólnego celu i sposobu Przetwarzania danych, dokonuje
koniecznych uzgodnień i jasno określa zakres swojej odpowiedzialności oraz relacje
pomiędzy nim a drugim administratorem jak również relacje z podmiotami, których
dane dotyczą podejmując konieczne działania i środki w tym zakresie.
Rozdział IV – PODMIOT PRZETWARZAJĄCY DANE OSOBOWE

§1

Administrator może dokonać Powierzenia danych – do Przetwarzania na zlecenie
Administratora. Administrator weryfikuje Podmiot Przetwarzający Dane osobowe,
po kątem zapewnienia przez ten podmiot wystarczających gwarancji wdrożenia
takich środków technicznych i organizacyjnych, aby Przetwarzanie zlecone przez
Administratora spełniało wymogi obowiązującego prawa i chroniło prawa osób,
których dane dotyczą.
Administrator dokonuje Powierzenia danych Podmiotowi Przetwarzającemu na
podstawie umowy lub innego instrumentu prawnego, który jest wiążący zarówno dla
Podmiot Przetwarzającego jak i Administratora. W zakresie regulacji Powierzenia
danych Administrator zapewnia aby w zakresie zawartej umowy, lub innego
instrumentu prawnego określone zostały w szczególności:
a) przedmiot i czas trwania Przetwarzania,
b) charakter i cel Przetwarzania,
c) rodzaj Danych osobowych, które będą Przetwarzane
d) kategorie osób, których Dane osobowe dotyczą,
e) obowiązki i prawa Administratora,
Rozdział V – REJESTR CZYNNOŚCI PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

§1

Administrator z własnej inicjatywy oraz zawsze gdy zgodnie z obowiązującymi
przepisami prawa jest do tego zobligowany zapewnia prowadzenie rejestru czynności
przetwarzania danych osobowych, który może przyjąć formę pisemna lub formę
elektroniczną.
W zakresie rejestru przetwarzania danych osobowych Administrator zapewnia ujęcie
następujących informacji:
a) imię i nazwisko lub nazwę oraz dane kontaktowe Administratora oraz wszelkich
współadministratorów, oraz IOD;
b) cele Przetwarzania;
c) opis kategorii osób, których dane dotyczą, oraz kategorii Danych osobowych;
d) kategorie odbiorców, którym Dane osobowe zostały lub zostaną ujawnione, w
tym odbiorców w państwach trzecich lub w organizacjach międzynarodowych;
e) gdy ma to zastosowanie, przekazania Danych osobowych do państwa trzeciego
lub przedsiębiorstwa międzynarodowego, w tym nazwa tego państwa trzeciego
lub przedsiębiorstwa międzynarodowego;
f) jeżeli jest to możliwe, planowane terminy usunięcia poszczególnych kategorii
danych;
g) jeżeli jest to możliwe, ogólny opis technicznych i organizacyjnych środków
bezpieczeństwa.

Administrator zapewnia zobowiązanie Podmiotu Przetwarzającego do prowadzenia
rejestru wszystkich kategorii czynności Przetwarzania dokonywanych w imieniu
Administratora.
Rozdział VI – UPOWAŻNIENIE DO PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

§1

Administrator zapewnia w ramach swojego przedsiębiorstwa aby Przetwarzanie
dokowane było wyłącznie przez osoby posiadające upoważnienie do Przetwarzania,
wydane przez Administratora zgodnie z obowiązującymi w zakresie przedsiębiorstwa
Administratora regulacjami wewnętrznymi wskazującymi szczegółowe postępowanie
w zakresie dostępu do Danych osobowych.
Administrator zapewnia, by osoby Przetwarzające Dane osobowe posiadały
konieczną wiedzę i umiejętności w tym zakresie, oraz aby okres i zakres
Przetwarzania Danych osobowych przez te osoby był zgodny z treścią udzielonego
przez Administratora upoważnienia.
Administrator zgodnie z obowiązującymi w zakresie przedsiębiorstwa Administratora
regulacjami wewnętrznymi regulującymi szczegółowe postępowanie w zakresie
dostępu do Danych osobowych wydaje, ewidencjuje i przechowuje imienne
upoważnienia do Przetwarzania Danych osobowych oraz cofnięte upoważnienia.

§2

Administrator zapewnia, by osoby Przetwarzające Dane osobowe były świadome
obowiązku zachowania w poufności danych, do których mają dostęp oraz aby fakt ten
był potwierdzony przez pisemne oświadczenie takich osób.
Administrator zapewnia, by osoba upoważniona do Przetwarzania dokonywała
wszelkich czynności na Danych osobowych przy zachowaniu funkcjonujących w
ramach przedsiębiorstwa Administratora środków organizacyjnych oraz technicznych
dedykowanych zabezpieczeniu oraz ochronie Danych osobowych przed
nieuprawnionym dostępem, modyfikacją oraz zniszczeniem.
Rozdział VII – INSPEKTOR OCHRONY DANYCH

§1

Administrator zapewnia wyznaczenie IOD, z własnej inicjatywy lub zawsze gdy
zgodnie z obowiązującymi przepisami jest do tego zobowiązany, a w szczególności
gdy:
a) główna działalność Administratora polega na operacjach Przetwarzania, które ze
względu na swój charakter, zakres lub cele wymagają regularnego i
systematycznego monitorowania osób, których dane dotyczą, na dużą skalę;

b) główna działalność Administratora polega na Przetwarzaniu na dużą skalę
szczególnych kategorii danych osobowych oraz danych osobowych dotyczących
wyroków skazujących i naruszeń prawa.

Administrator zapewnia publikacje danych kontaktowych IOD i gdy został on
wyznaczony oraz zawiadamia o jego wyznaczeniu właściwy w zakresie ochrony
danych osobowych organ nadzorczy, zgodnie z obowiązującymi w dacie wyznaczenia
IOD przepisami prawa.
Jeśli Administrator dokonał zgodnie z ustępem 1 niniejszego paragrafu wyznaczenia
IOD zapewnia jasne określenie zadań i czynności, które IOD zobowiązany jest
realizować, w szczególności wskazując:
a) powinność informowania Administratora, oraz pracowników Administratora
którzy Przetwarzają Dane osobowe w ramach przedsiębiorstwa Administratora,
o obowiązkach spoczywających na nich na mocy rozporządzenia RODO, Ustawy
oraz innych przepisów o ochronie danych wprowadzonych w ramach porządku
prawnego UE lub Rzeczypospolitej Polskiej oraz powinność doradzania im w tej
sprawie;
b) obowiązek bieżącego monitorowania przestrzegania RODO, Ustawy oraz innych
przepisów o ochronie danych wprowadzonych w ramach porządku prawnego UE
lub Rzeczypospolitej Polskiej oraz wewnętrznych regulacji Administratora w
zakresie ochrony danych osobowych,
c) obowiązek monitorowania stosowanego w ramach przedsiębiorstwa
Administratora podziału obowiązków w zakresie Przetwarzania,
d) obowiązek podejmowania działań zwiększających świadomość powinności
ochrony Danych osobowych, Przetwarzanych w ramach przedsiębiorstwa
Administratora w tym zapewnienie okresowych i w razie potrzeby doraźnych
szkoleń personelu uczestniczącego w operacjach Przetwarzania
e) obowiązek przeprowadzania cyklicznych a w przypadku konieczności także
doraźnych audytów monitorujących stopień i prawidłowość ochrony Danych
osobowych w tym zgodność działań Administratora z RODO, Ustawą oraz
innymi przepisami o ochronie danych wprowadzonymi w ramach porządku
prawnego UE lub Rzeczypospolitej Polskiej oraz wewnętrznymi regulacjami
Administratora w zakresie ochrony danych osobowych;
f) obowiązek udzielania zaleceń co do planowanych do wprowadzenia przez
Administratora operacji Przetwarzania – w szczególności z użyciem nowych
technologii, w zakresie ich skutków dla ochrony danych oraz monitorowanie
wykonania takich zaleceń;
g) obowiązek współpracy z właściwym w zakresie ochrony danych osobowych
organem nadzorczym, zgodnie z obowiązującymi w dacie wyznaczenia IOD
przepisami prawa.

h) obowiązek pełnienia funkcji punktu kontaktowego dla właściwego organu
nadzorczego zgodnie z obowiązującymi w dacie wyznaczenia IOD przepisami
prawa w kwestiach związanych z Przetwarzaniem, w tym z uprzednimi
konsultacjami oraz w stosownych przypadkach prowadzenie konsultacji we
wszelkich innych sprawach.

Jeśli Administrator dokonał zgodnie z ustępem 1 niniejszego paragrafu wyznaczenia
IOD zapewnia, by wypełniał on swoje zadania z należytym uwzględnieniem ryzyka
związanego z operacjami Przetwarzania, mając na uwadze charakter, zakres,
kontekst i cele Przetwarzania.
Rozdział VIII – PODSTAWY PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

§1

Administrator zapewnia, by w ramach jego przedsiębiorstwa wszelkie operacje na
Danych osobowych były przeprowadzane z zachowaniem wskazanych poniżej
wytycznych:
a) Dane osobowe Przetwarzane są zgodnie z prawem, rzetelnie i w sposób
przejrzysty dla osoby, której dane dotyczą;
b) Dane osobowe są zbierane w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych
celach i nieprzetwarzane dalej w sposób niezgodny z tymi celami;
c) Dane osobowe są adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne
do celów, w których są Przetwarzane;
d) Dane osobowe są prawidłowe i w razie potrzeby uaktualniane, a Administrator
podejmuje wszelkie rozsądne działania, aby Dane osobowe, które są
nieprawidłowe w świetle celów ich Przetwarzania, zostały niezwłocznie usunięte
lub sprostowane;
e) Dane osobowe są przechowywane w formie umożliwiającej identyfikację osoby,
której dotyczą, przez okres nie dłuższy, niż jest to niezbędne do celów, w których
dane te są Przetwarzane, przy czym można przechowywać je przez okres dłuższy,
o ile będą one Przetwarzane wyłącznie do celów archiwalnych w interesie
publicznym, do celów badań naukowych lub historycznych lub do celów
statystycznych, z zastrzeżeniem że wdrożone zostaną odpowiednie środki
techniczne i organizacyjne wymagane w celu ochrony praw i wolności osób,
których dane dotyczą;
f) Dane osobowe są Przetwarzane w sposób zapewniający odpowiednie
bezpieczeństwo Danych osobowych, w tym ochronę przed niedozwolonym lub
niezgodnym z prawem Przetwarzaniem oraz przypadkową utratą, zniszczeniem
lub uszkodzeniem, za pomocą odpowiednich środków technicznych lub
organizacyjnych.

§2

Administrator zapewnia, by w ramach jego przedsiębiorstwa Przetwarzanie Danych
osobowych odbywało się w określonych celach i w określonym zakresie, jeżeli:
a) osoba, której dane dotyczą wyraziła zgodę na Przetwarzanie swoich danych
osobowych w jednym lub większej liczbie określonych celów;
b) Przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba,
której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane
dotyczą, przed zawarciem umowy;
c) Przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na
Administratorze;
d) Przetwarzanie jest niezbędne do ochrony żywotnych interesów osoby, której
dane dotyczą, lub innej osoby fizycznej;
e) Przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie
publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej
Administratorowi;
f) Przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych
interesów realizowanych przez Administratora lub przez stronę trzecią, z
wyjątkiem sytuacji, w których nadrzędny charakter wobec tych interesów mają
interesy lub podstawowe prawa i wolności osoby, której dane dotyczą,
wymagające ochrony Danych osobowych, w szczególności gdy osoba, której
dane dotyczą, jest dzieckiem.
Administrator zapewni, by jeśli nie upoważnia go do tego wyraźny przepis prawa
ramach jego przedsiębiorstwa nie dochodziło do Przetwarzania Danych osobowych
ujawniających pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania
religijne lub światopoglądowe, przynależność do związków zawodowych oraz
Przetwarzania danych genetycznych, danych biometrycznych w celu jednoznacznego
zidentyfikowania osoby fizycznej lub danych dotyczących zdrowia, seksualności lub
orientacji seksualnej tej osoby.
Administrator zapewnia, by Przetwarzane przez niego Dane osobowe były
pozyskiwane w sposób zgodny powszechnie obowiązującymi przepisami prawa czy to
bezpośrednio od osoby, której dane dotyczą czy też w sposób inny niż od osoby,
której dane dotyczą.
Rozdział IX – PRAWA OSÓB, KTÓRYCH DANE OSOBOWE PODLEGAJĄ

PRZETWARZANIU
§1

Administrator zapewnia by, pozyskiwanie Danych osobowych przebiegało w sposób
zgodny z powszechnie obowiązującymi przepisami prawa w tym w szczególności
podaje osobie, której dane podlegają Przetwarzaniu wszystkie informacje wymagane
przez RODO.

Administrator zapewnia, by osobie, której dane podlegają Przetwarzaniu przysługuje
zgodnie z RODO prawo kontroli Danych osobowych.
Osoba, której Dane osobowe podlegają Przetwarzaniu na każdym etapie
Przetwarzania jej Danych osobowych zapewniony ma szereg uprawnień
pozwalających jej uzyskać dostęp do Danych osobowych, weryfikacje prawidłowości
Przetwarzania Danych osobowych, ich korektę, jak również na zgłoszenie sprzeciwu
wobec ich Przetwarzania, żądanie ograniczenia Przetwarzania, przeniesienia Danych
osobowych.
Rozdział X – TECHNICZNE ORAZ ORGANIZACYJNE ŚRODKI OCHRONY DANYCH

OSOBOWYCH
§1

Administrator zapewnia by, podjęte zostały odpowiednie techniczne i organizacyjne
środki ochrony danych, w szczególności, by dokumenty, zarówno w wersji
elektronicznej jak i papierowej, zawierające Dane osobowe były przechowywane w
odpowiednio zabezpieczonych budynkach oraz pomieszczeniach.
Jeśli w ramach wykonania zobowiązania określonego w ustępie 1 niniejszego
paragrafu powyżej Administrator zdecyduje się na umieszczenie dokumentacji
zawierającej Dane osobowe w budynkach i pomieszczeniach zamykanych na klucz,
Administrator zapewnia, by w szczególności:
a) w zakresie dostępu do budynków i pomieszczeń, w których Przetwarzane są
Dane osobowe podjęte zostały odpowiedzenie środki kontrolne i weryfikujące,
b) klucze do miejsc, w których Przetwarzane są Dane osobowe wydawane były
bezpośrednio przez Administratora lub inna osobę odpowiedzialną wyłącznie
osobom upoważnionym do dostępu do tych budynków oraz pomieszczeń
c) regulacje wewnętrzne obowiązujące w przedsiębiorstwie Administratora – jeśli
Administrator jest właścicielem budynku, obligowały osobę będąca
dysponentem kluczy do przekazania kluczy do miejsc, w których Przetwarzane są
Dane osobowe wyłącznie osobom uprawnionym do dostępu do tych budynków
oraz pomieszczeń,
d) regulacje wewnętrzne obowiązujące w przedsiębiorstwie Administratora – jeśli
Administrator jest właścicielem budynku, obligowały osobę odpowiedzialną za
wydanie kluczy, do przekazania kluczy do miejsc, w których Przetwarzane są
Dane osobowe wyłącznie osobom uprawnionym do dostępu do tych budynków
oraz pomieszczeń,
e) regulacje obowiązujące w ramach wynajmowanych/ dzierżawionych/
użytkowanych budynków i pomieszczeń – jeśli Administrator
wynajmuje/dzierżawi/użytkuje budynki lub pomieszczenia – obligowały osobę
będąca odpowiedzialną za wydanie kluczy, do przekazania kluczy do miejsc, w

których Przetwarzane są Dane osobowe wyłącznie osobom uprawnionym do
dostępu do tych budynków oraz pomieszczeń,
f) wprowadzone zostały odpowiednie procedury obligujące osobę, która utraciła
klucze do miejsca, w którym Przetwarzane są Dane osobowe, do niezwłocznego
zgłaszania tej okoliczność Administratorowi oraz IOD jeśli został ustanowiony.

Administrator zapewnia, by szczegółowe zasady kontroli dostępu do poszczególnych
miejsc, w których Przetwarzane są Dane osobowe określone zostały w procedurach
wewnętrznych obowiązujących w ramach przedsiębiorstwa Administratora.

§2

Administrator zapewnia, by w ramach przedsiębiorstwa Administratora
obowiązywały właściwe procedury wewnętrzne wskazujące na prawidłowe
zachowania podczas pracy z dokumentacją zawierająca Dane osobowe wskazujące w
szczególności aby:
a) w przypadku korzystania z urządzeń wielofunkcyjnych w celu skopiowania lub
zeskanowania dokumentów zawierających Dane osobowe, dokumenty
zawierające Dane osobowe jeśli kopiowane lub skanowane, jak również ich kopie
wyjmowane były z urządzenia wielofunkcyjnego niezwłocznie po ich użyciu,
b) w sytuacji przesyłania dokumentów zawierających Dane osobowe za pomocą
komunikacji elektronicznej zachowywana była szczególną ostrożność, w tym
szczególności aby przesyłany dokument był szyfrowany jeśli jest to wskazane,
c) osoba upoważniona do Przetwarzania Danych osobowych, po zakończeniu
czynności Przetwarzania na dokumentach zawierających Dane osobowe
zabezpiecza dokumenty oraz nośniki elektroniczne w specjalnie przeznaczonych
miejscach.
d) osoba upoważniona do Przetwarzania Danych osobowych, po zakończeniu
czynności Przetwarzania, nieużyteczne dokumenty w formie papierowej,
zawierające Dane osobowe niszczy w bezpieczny sposób w szczególności za
pomocą niszczarki.
Administrator zapewnia, by w ramach przedsiębiorstwa Administratora
obowiązywały właściwe procedury wewnętrzne dotyczące trwałego niszczenia
dokumentacji zawierające Dane osobowe, Administrator może w szczególności
dokonać trwałego zniszczenia dokumentów zawierających Dane osobowe za
pośrednictwem profesjonalnego przedsiębiorcy zajmującego się niszczeniem
dokumentów (po zawarciu odpowiedniej umowy zgodnie z postanowieniami
Rozdziału IV niniejszego Regulaminu).
§3
Administrator zapewnia, by każda osoba upoważniona do Przetwarzania danych w
ramach przedsiębiorstwa Administratora była świadoma obowiązujących przepisów
dotyczących ochrony Danych osobowych.

Administrator jeśli jest to konieczne i wskazane dokonuje przeszkolenia osób
upoważnionych do Przetwarzania Danych osobowych w zakresie bezpiecznej obsługi
urządzeń i programów związanych z Przetwarzaniem i ochroną Danych osobowych
oraz zabezpieczania miejsc, w których przechowuje się dokumenty zawierające Dane
osobowe.
Szczegółowe środki fizyczne, techniczne oraz organizacyjne ochrony Danych
osobowych zostały zawarte w wewnętrznych dokumentach obowiązujących w
przedsiębiorstwie Administratora w szczególności w Polityce Bezpieczeństwa
Ochrony Danych Osobowych oraz Instrukcji Zarządzania Systemem Informatycznym.
Rozdział XI – PROCEDURA POSTĘPOWANIA W PRZYPADKU NARUSZENIA

BEZPIECZEŃSTWA DANYCH OSOBOWYCH

§1

Administrator zapewnia w ramach przedsiębiorstwa Administratora opracowanie i
wdrożenie procedury postępowania w przypadku naruszenia bezpieczeństwa Danych
osobowych, która reguluje w szczególności:
a) redukcję wystąpienia podobnych incydentów w przyszłości;
b) minimalizację skutków zdarzenia;
c) wyjaśnienie okoliczności zdarzenia;
d) zabezpieczenie dowodów zdarzenia.
Administrator zapewnia by procedura postępowania w przypadku naruszenia
bezpieczeństwa Danych osobowych w sposób wyczerpujący i zgodny z
obowiązującymi przepisami regulowała prawidłowe działanie na każdym etapie, tj.
zapobiegania, monitorowania oraz kontroli i wyjaśnienia wszelkich zagrożeń
naruszenia Danych osobowych.
§2
Administrator w ramach swojego przedsiębiorstwa taktuje jako zdarzenie będące
naruszeniem ochrony Danych osobowych każde zdarzenie, zależne jak i niezależne
od woli ludzkiej, powodujące zagrożenie bezpieczeństwa Danych osobowych, w
szczególności:
a) zdarzenie prowadzące do utraty integralności (kompletności, wiarygodności)
Danych osobowych;
b) zdarzenie zagrażające poufności Danych osobowych;
c) zdarzenie zagrażające rozliczalności Danych osobowych .
Administrator w zakresie zapewnia podjęcie wszelkich niezbędnych kroków i działań
w zakresie ochrony Danych osobowych jeśli doszło do:
a) naruszenia obowiązujących w zakresie przedsiębiorstwa Administratora
wprowadzonych i obowiązujący wewnętrznych polityk, procedur lub instrukcji
dotyczących ochrony Danych osobowych,

b) naruszenia dotyczących ochrony Danych osobowych obowiązujących przepisów
prawa,
c) naruszenia stosowanych przez Administratora zabezpieczeń fizycznych.

Szczegółowe zasady postępowania w przypadku naruszenia ochrony Danych
osobowych Administrator reguluje w wewnętrznych dokumentach, procedurach i
politykach.
Rozdział XII – ZASADY UDOSTĘPNIANIA DANYCH OSOBOWYCH

§1

Administrator Udostępnia Dane osobowe Przetwarzane w ramach swojego
przedsiębiorstwa tylko osobom lub podmiotom uprawnionym do ich otrzymania z
uwzględnieniem przepisów prawa obowiązujących w dacie Udostępnienia
Administrator zapewnia by czynność Udostępnienia Danych osobowych nie
naruszała praw osób, których Dane osobowe dotyczą.

Rozdział XIII – POSTANOWIENIA KOŃCOWE

§1

1.Niniejszy Regulamin Ochrony Danych Osobowych wchodzi w życie z dniem
16/06/2019

Powiadomienie o plikach cookie